Что нужно знать работодателю и работнику об электронных трудовых книжках, которые введены с 1 января 2020 года

Бесплатная консультация юриста: +78003502984
Время чтения: 5 минут

С 1 января 2020 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая содержит оцифрованные сведения о трудовой деятельности. Информация о трудоустройстве застрахованных лиц содержится в личном кабинете гражданина через электронные сервисы ПФР. Также эти сведения можно запросить, авторизовавшись на Госуслугах.

Электронную трудовую книжку можно открывать через приложения на смартфонах. При необходимости граждане могут заказать выписку на бумажном носителе у текущего работодателя, бывшего руководителя по последнему месту работы, территориальном многофункциональном центре или подразделении Пенсионного Фонда. Обращение по месту регистрации не обязательно.

Электронная трудовая книжка

Главные преимущества ЭТК

Основным плюсом является то, что сотрудники имеют беспрепятственный доступ к трудовой книжке круглосуточно и дистанционно. Это довольно удобно, когда нужно передать сведения о трудовой деятельности. Также упрощается процедура дистанционного приема на работу. Другие преимущества:

  • снижение экономической нагрузки работодателя в части кадрового обслуживания трудовых книжек;
  • упрощенная процедура получения государственных услуг;
  • Снижение риска утраты, хищения или порчи бумажной трудовой книжки, а также повышение безопасности.

Граждане пенсионного возраста смогут дистанционно оформить пенсию, предоставив доступ к экземпляру ЭТК. Начисление производится по данным лицевого счета, поэтому другие документы не потребуются.

Обязательно ли переходить на ЭТК

Оформление сведений о трудовой деятельности в электронном формате станет обязательным для всех граждан, трудоустроенных в 2021 году впервые. Граждане, уже получившие трудовую, могут запросить и использовать ее оцифрованный вариант по собственной инициативе. Для этого потребуется прямое согласие гражданина. Новый формат действует с 1 января.

В таком случае в бумажной версии документа указывается пометка о переходе. Гражданин получает ее на руки в случаях, предусмотренных законодательством (например, при увольнении) и может пользоваться ей в прежнем режиме. Документ остается действительным, а сведения о трудовой деятельности сохраняются. Поэтому важно сохранить бумажную версию даже после перехода.

Право на сохранение бумажного экземпляра сохраняется за сотрудником при последующем трудоустройстве. За ним также сохраняется право изменить свое решение и перейти на электронную версию документа в порядке, установленном законодательством. Для этого нужно подать письменное заявление новому работодателю. Сведения о инициативах работника о сохранении или переходе на ЭТК вносятся в информационную базу Пенсионного Фонда.

Категории граждан, у которых по объективным причинам отсутствовала возможность подать заявление до 31 декабря 2020 года, могут сделать это позднее при обращении к работодателю. В эти категории включены сотрудники, которые не исполняли свои трудовые функции в указанный период, но за ними сохранялось рабочее место в соответствии с федеральным и региональным законодательством, а также нормативными актами компании.

Соответствующее право сохраняется за гражданами, обладающими стажем по служебному контракту или трудовому договору, но не ведущих трудовую деятельность или официально не трудоустроенных по состоянию на декабрь 2020 года. Это обусловлено тем, что они не имеют возможности направить заявление работодателю. Сделать это можно при последующем трудоустройстве.

Какие сведения входят в ЭТК

Электронная версия документа содержит те же сведения, что и бумажный вариант. Меняется только форма документа, а также средства криптографической защиты. ЭТК содержит:

Сведения будут регистрироваться электронной печатью и усиленной квалифицированной подписью.

Что нужно знать работодателю

С начала 2020 года руководители организаций принимают новые обязательства по ведению трудовых книжек. В середине отчетного месяца, в котором возникло основание для внесения записи в кадровые документы, включая увольнение, прием или перевод, а также поступила письменная инициатива от сотрудника о переходе на ЭТК или сохранении бумажной трудовой книжки, необходимо передать сведения в ПФР.

Существующая форма кооперации с органами пенсионного страхования сохраняется и продолжает действовать в порядке, установленном федеральным и пенсионным законодательством РФ. С 2021 года указанные сведения предоставляются на следующий день после проведения кадровых мероприятий и издании приказов, служащих основанием для проведения кадровых мероприятий.

Перечень кадровых мероприятий в 2020 году

Работодатель обязан провести мероприятия по техническому оснащению организации программного обеспечения и оборудования для передачи и хранения сведений в информационной базе ПФР. До 30 июня 2020 года необходимо было письменной уведомить сотрудников о новом порядке ведения трудовых книжек.

Дополнительно в уведомлении указывалось о возможности перехода на электронный формат, а также порядок предоставления письменного обращения сотрудника. Работники могли выбрать между переводом документа в электронную форму или сохранением бумажной версии.

Если сотрудник не подавал письменное заявление:

  1. за некоторыми категориями граждан, которые не подали письменно обращение, сохраняется право на выбор между переходом на ЭТК или сохранением прежней версии кадрового документа в 2021 году;
  2. к ним относятся сотрудники, за которыми сохранялось рабочее место в период временной нетрудоспособности, ежегодного или дополнительного отпуска, что послужило препятствием для исполнения трудовых обязательств;
  3. подать заявление позднее могут и граждане, временной отстраненные от работы в соответствии с приказом руководителя;
  4. лица, не состоящие в трудовых отношениях по состоянию на конец декабря 2020 года, но обладающие стажем по договорам трудоустройства или контрактной службы, могут обратиться к работодателю в 2021 году.

Если сотрудник отсутствует на рабочем месте в день увольнения, а также отказывается от получения справки, необходимо направить документ почтовым сервисом по адресу регистрации или фактического проживания трудящегося в соответствии с кадровыми документами. В момент отправки следует заказать уведомление о вручении.

Важно! Заявление оформляют рукописным или машиннопечатным текстом, а также в электронной форме. Последняя версия заявления может быть направлена на корпоративную почту организации или руководителя. Порядок подачи обращения устанавливается работодателем.

Правовая ответственность при ведении электронных и бумажных трудовых книжек

Работодатель обязан своевременно предоставлять сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку сотрудника в сроки, установленные законодательством. В соответствии с Трудовым кодексом, это день прекращения трудовых отношений в соответствии с приказом об увольнении либо дата по истечении 3-х дней с момента соответствующего письменного обращения сотрудника.

Руководитель организации несет ответственность за указание некорректной формулировки в качестве основания для прекращения трудовых отношений, противоречащей трудовому законодательству. Работодатель также обязан в установленные законом сроки передать сведения в Пенсионный Фонд РФ. В этой части он так же несет ответственность за предоставление недостоверной или некорректной информации.

Важно! Если некорректная формулировка о прекращении трудовых отношений с сотрудником послужило осложениением при его последующем трудоустройстве, работодатель по решению суда выплачивает пострадавшему средний заработок за весь период после увольнения.

Ответы на часто – задаваемые вопросы

1. Как в оцифрованной версии документа фиксируются сведения об увольнении?

Работодатель обязан предоставлять соответствующей сведения в любой доступной для него форме: электронной или письменной. Если за трудящимся сохранения бумажная версия трудовой, то данные вносятся туда.

2. Какие еще сведения содержит ЭТК?

Содержание электронной и бумажной версии документа не отличаются. Есть различия только в форме и средствах криптографической защиты.

3. Как предоставить оцифрованные сведения о трудовой деятельности при последующем трудоустройстве?

Будущему работодателю можно предоставить распечатку или электронную выписку, подтвержденной квалифицированной подписью. Сотрудники кадрового отдела перенесут сведения в соответствии с локальным порядком ведения кадрового учета.

4. Какие последствия ожидают держателей книжек в случае сбоя или хакерской атаки?

Информационные базы ПФР надежно защищены от взлома и утечек информации, что подтверждается практикой и многолетним опытом работы. Сведения обрабатываются и хранятся в многоуровневых распределительных системах, что предотвращает утечку персональных данных и конфиденциальных сведений застрахованных лиц. Сбои в системах хранения данных практически исключены.

5. Как рассчитывать размер северной надбавки для сотрудников, проживающих в районах крайнего севера и приравненных областях? Ранее сверялись со сведениями и соответствующей отметкой в трудовой. Но теперь они не значатся в отчетах.

Соответствующие сведения сотрудники кадрового отдела вправе учитывать при формировании отчета о трудовой деятельности сотрудника. Таким образом необходимая информация содержится не только в трудовой книжке.

Добавить комментарий